Chuẩn bị hồ sơ xin việc tại Đức

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc (tiếng Đức: Bewerbungsmappe) là tập hợp tất cả các giấy tờ, hồ sơ tài liệu bạn dùng khi đi tìm việc:

• Túi đựng hồ sơ
• Cover letter
• Trang bìa (không bắt buộc)
• CV
• Bằng cấp, giấy chứng nhận
• Chứng chỉ
• Thư giới thiệu
• Các tài liệu khác.

Hồ sơ xin việc thường được gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp, tùy theo yêu cầu được ghi trong bài tuyển dụng. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể nộp online, nhanh, tiết kiệm và thực tế hơn rất nhiều.

Thứ tự tài liệu trong một bộ hồ sơ

Những quy tắc nhất định khi sắp xếp thứ tự tài liệu, giấy tờ trong một bộ hồ sơ như sau:

The outer shell (äußere Hülle)

Có rất nhiều loại túi đựng hồ sơ: loại bìa còng hay bìa lá? Bằng nhựa hay bằng giấy bìa cứng? Mình nên chọn loại nào?

Điều này phụ thuộc vào vị trí ứng tuyển. Nếu bạn ứng tuyển vị trí thực tập, thì một chiếc bìa đơn giản bằng nhựa là đủ. Còn nếu bạn ứng tuyển vị trí giảng dạy thì nên chọn một chiếc bìa có chất lượng cao, được làm từ cardboard.

Hồ sơ xin việc nên thể hiện được tính cách, dấu ấn riêng của bạn. Nhưng cũng đừng quên chú ý đến tính nghiêm trang nhé. Bìa hồ sơ nên bằng những màu cơ bản và đơn giản.

Bạn cũng nên chú ý đến các yêu cầu của nhà tuyển dụng. Nếu bạn có cơ hội được nói chuyện với họ trước khi nộp hồ sơ thì hãy hỏi xem mình nên dùng loại bìa hồ sơ như thế nào thì phù hợp. Rất nhiều nhà tuyển dụng thích dùng bìa đục lỗ, bằng nhựa đơn giản vì như vậy sẽ dễ lấy các giấy tờ ra hơn. Nhưng cũng có những người thích các bìa hồ sơ lá vì khi đó CV và giấy tờ bằng cấp sẽ được thể hiện song song và như vậy sẽ dễ đọc hơn.

Cover letter (Anschreiben)

Cover letter là cách để bạn trình bày động lực, lý do vì sao bạn muốn nộp cho công việc này. Nội dung lá thư của bạn phải thể hiện được mối liên hệ với công ty. Bạn đừng nên viết dài quá nhé, tốt nhất là một trang, có thể dài hơn nhưng tuyệt đối không vượt quá hai trang. Trong thư, hãy trả lời các câu hỏi sau:

1. Tại sao bạn lại nộp cho vị trí này? – vì công việc thú vị, cơ hội nghề nghiệp, hay những thử thách mới mẻ?
2. Tại sao bạn lại chọn công ty? – vì định vị của công ty trong thị trường, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm hay vì hình ảnh của công ty?
3. Bạn có những kỹ năng chuyên ngành nào? – trình độ học vấn, kinh nghiệm thực tế, năng lực liên văn hóa, hay khả năng giao tiếp tốt?
4. Tại sao công ty nên chọn bạn? – kiến thức chuyên ngành tốt, kinh nghiệm thực tế, kỹ năng mềm, hay một lý do đặc biệt nào khác?

Trang bìa (Deckblatt) – không bắt buộc

Trang bìa là trang đầu tiên của bộ hồ sơ xin việc và có tác dụng như một tờ danh thiếp. Có rất nhiều cách để trình bày trang bìa, nhưng nhìn chung thì phải có những thông tin sau: tiêu đề, thông tin liên lạc, ảnh chân dung khi xin việc.

Tiêu đề của trang bìa phải có chữ phải lớn hơn các phần còn lại. Bạn có thể ghi theo kiểu “Application as...”, hay “Application for the position...” “Speculative application”, vân vân. Trọng tâm của tiêu đề là để nhà tuyển dụng biết đây là một bộ hồ sơ xin việc cho vị trí gì.

Thông tin liên lạc có thể được để bên dưới tiêu đề, dưới cùng hay ở trong một khung chữ. Bạn trình bày như thế nào cũng được, chỉ cần rõ ràng và có đủ các thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại, và email. Bạn cũng có thể thêm vào ngày tháng năm sinh (không bắt buộc).

Ảnh chân dung trong hồ sơ xin việc phải trông thật chuyên nghiệp và thường được đặt giữa ảnh bìa. Bạn cũng có thể để hình vào trong CV nhưng nhớ chọn một tấm ảnh khác nhé.

CV (Lebenslauf)

CV thường không nên vượt quá 2 trang A4, bao gồm 5 phần được sắp xếp hợp lí:

1. personal details (thông tin cá nhân): họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, địa chỉ tạm trú, số điện thoại, email, chân dung (không bắt buộc)
2. professional background (kinh nghiệm làm việc): các vị trí từng làm, tên công ty đã từng làm việc, thời gian làm việc, mô tả các công việc từng làm, kinh nghiệm thực tập
3. academic background (trình độ học vấn): trường và ngành ở bậc đại học và sau đại học, các chương trình học đã hoàn thành, thời gian học, chuyên ngành, và điểm cuối kì (không bắt buộc)
4. special knowledge (kiến thức đặc biệt): ngoại ngữ, bằng cấp, giấy chứng nhận, kỹ năng tin học, giải thưởng, vân vân
5. interests (bạn quan tâm đến): sở thích, các hoạt động tình nguyện, các hoạt động xã hội vân vân
6. ngày tháng viết CV và chữ ký

Thông tin cá nhân sẽ ở đầu CV, đặt biệt là chữ “resume” và họ tên đầy đủ phải được viết lớn và in đậm. Ảnh chân dung không bắt buộc nhưng các nhà tuyển dụng sẽ thích có ảnh vì như vậy sẽ tạo cảm giác hồ sơ đầy đủ hơn. Thông tin về quốc tịch, tình trạng hôn nhân, vân vân đều không bắt buộc phải ghi vào vì để tránh các trường hợp phân biệt đối xử.

Để thuyết phục nhà tuyển dụng bằng CV của mình, bạn cần phải sắp xếp kinh nghiệm làm việc của mình theo thứ tự thời gian từ gần tới xa. Kinh nghiệm làm việc gần nhất phải để đầu tiên rồi và cứ tiếp tục như vậy. Hãy dùng những từ khóa ngắn gọn và súc tích, viết thời gian ở trên link và ghi các thông tin vào cột bên phải. Nhà tuyển dụng sẽ quan tâm đến bốn thông tin sau:

• Thời gian: bạn đã làm việc trong bao lâu?
• Công ty: bạn đã làm việc cho những công ty nào?
• Các vị trí bạn đã từng làm
• Nhiệm vụ và thành quả: bạn đã chịu trách nhiệm những phần nào? Bạn đã đạt được?

Lịch sử học vấn của bạn cũng nên được sắp xếp theo thứ tự giống như kinh nghiệm làm việc. Nhà tuyển dụng sẽ quan tâm về các thông tin liên quan đến bằng cử nhân/thạc sĩ/tiến sĩ của bạn. Bạn càng có nhiều kinh nghiệm làm việc, các thông tin về trường lớp của bạn sẽ càng ít quan trọng.

Bạn nên chọn lọc thông tin để đưa vào mục kiến thức đặc biệt. Chỉ nên chọn ra các thông tin liên quan đến vị trí ứng tuyển và đưa ra các thông tin có giá trị. Ví dụ như bạn làm thiết kế ở một công ty đa quốc gia, bạn cần phải nhấn mạnh khả năng nói 3 ngoại ngữ của mình. Mặt khác, nếu bạn đưa giấy chứng nhận khả năng nấu ăn vào đây thì nhà tuyển dụng sẽ không quan tâm đâu.

Ở mục “interest”, bạn có thể rất nhiều thông tin đa dạng vào đây. Đó có thể các kỹ năng mềm, kinh nghiệm như thích hoạt động hội nhóm, tổ chức CLB – điều này chứng minh kỹ năng lãnh đạo của bạn, khả năng sắp xếp tổ chức, và tinh thần đồng đội. Các môn thể thao đồng đội cũng là một cách để thể hiện khả năng làm việc nhóm của bạn.

Kết thúc CV, bạn nên để địa điểm, ngày tháng và ký tên để đảm bảo các thông tin bạn cung cấp đề đúng sự thật.

Giới thiệu bản thân/thư động lực (không bắt buộc)

Đây là lúc để bạn giới thiệu một chút về bản thân mình, về những điểm mạnh và các thông tin liên quan khác nếu như cover letter hoặc CV không còn chỗ, hoặc các thông tin bạn muốn chia sẻ không đủ liên quan để đưa trực tiếp vào CV/cover letter.

Thư trình bày động lực (motivation letter) nên tập trung nhiều hơn vào động lực đã hướng bạn đến quyết định nộp đơn cho vị trí này và kể về các mục tiêu bạn đang theo đuổi.

Giấy chứng nhận, bằng cấp (trường/học tập/học nghề)

Chứng chỉ (ngôn ngữ, vi tính, giải thưởng)

Giấy chứng nhận thực tập, nghề nghiệp

Hồ sơ xin việc nên thể hiện tất cả các điểm mạnh của bạn, chứng minh rằng bạn là người thích hợp nhất trong mắt nhà tuyển dụng. Vậy nên hãy đọc đi đọc lại thật kỹ để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều chính xác nhé! Cấu trúc rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công việc đó. Chúc bạn may mắn!